操作ガイド

長時間労働者の面接指導は、次の順番で進みます。自分の担当の章だけ読めば操作できるように書いてあります。

1. 1・毎月勤怠を取り込む管理者
2. 2面談を依頼する管理者
3. 3事前調査を送る産業医
4. 4事前調査に回答従業員
5. 5面談・記録・報告産業医
6. 6結果確認・対応記録管理者

画面写真の氏名・数値はすべて架空のサンプルです。写真を押すと原寸で開きます。

使うもの

管理者・産業医はメールアドレスとパスワード。従業員は事業所コード・従業員コード・パスワードの 3 つ。

1. ログイン画面を開き、メール タブのまま、メールアドレスとパスワードを入力して ログイン を押します。

   

2. ダッシュボードが表示されたらログイン完了です。終わるときは、画面右上の自分の名前を押して ログアウト を選びます。このヘルプもこのメニューの ヘルプ から開けます。

   

1. ログイン画面で 従業員コード タブに切り替え、会社から渡された 事業所コード・従業員コード・パスワード を入力して ログイン を押します。

   

2. 初回は パスワード変更 画面が出ます。渡されたパスワードを「現在のパスワード」に、自分で決めた新しいパスワード（8 文字以上）を 2 回入力し、パスワードを更新 を押します。

   

3. 更新するといったんログイン画面に戻ります。新しいパスワードでもう一度ログインしてください。

できあがり

従業員がシステムに登録され、本人に渡すログイン用のパスワード通知書（PDF）が手に入る。

方法

数名なら 表に入力、まとめて登録するなら CSV を取り込む。

1. 左メニューの 従業員一覧 を開き、右上の 追加 → 表形式で入力 を選びます。

   

2. 1 行に 1 人ずつ入力します。氏名だけが必須ですが、従業員コードは必ず入れてください。従業員のログイン ID になり、勤怠データとの突き合わせにも使います（社員番号と同じにするのがおすすめです）。行が足りなければ ＋ 行を追加。

   

3. 登録する を押すと完了画面になります。パスワード PDF をダウンロード を押して、初回パスワードの通知書を保存してください。

   

1. 人事システムなどから、氏名・社員番号・部署・生年月日が入った CSV を用意します（1 回 100 人まで、1 行目は見出し）。従業員一覧 の 追加 → CSV 読み込み を選び、CSV ファイルを選択 でファイルを指定します。

2. CSV のどの列が何にあたるかを選びます。例では「氏名」列を氏名、「社員番号」列を従業員コードに対応付けています。選んだら プレビューを確認。

   

3. 登録される内容の一覧が出ます。エラーのある行は理由が表示されます。登録したくない行は「除外」にチェックを入れます。問題なければ 登録を実行。

   

4. 完了したら パスワード PDF をダウンロード を押します。登録した全員分の通知書が 1 つの PDF にまとまっています。

   

1. PDF を印刷し、1 人 1 枚ずつ本人に渡します。通知書には事業所コード・従業員コード・初回パスワードと、ログイン画面を開く QR コードが載っています。本人はこれを見て 従業員のログイン を行います。

   

できあがり

月ごとの残業時間が登録され、基準（初期設定は 80 時間・100 時間）を超えた人に印が付く。

用意するもの

勤怠システム・給与システムから出力した CSV。従業員コード・対象月・残業時間の 3 つの列があれば、他の列が混ざっていてもかまいません（最大 1,000 行）。

1. 左メニューの 勤怠 を開き、右上の CSV 取り込み を押します。CSV ファイルを選択 でファイルを指定します。

   

2. 3 つの列を対応付けます。例では「社員番号」を従業員コード列、「勤務年月」を対象月列、「時間外労働時間」を残業時間列にしています。

   下の テンプレート名 に名前（例：給与システム出力形式）を入れておくと、この対応付けが保存され、来月からは選ぶ作業が不要になります。最後に インポート実行。

   

1. 同じ形式の CSV を選ぶと、「テンプレート『給与システム出力形式』を自動適用しました」と表示され、列が選ばれた状態になります。内容を確認して インポート実行 を押すだけです。

   

2. 「成功：○件」と出れば完了です。登録できなかった行があると、行番号と理由が一覧で表示されます。

   

1. 勤怠 の一覧で、3 か月分の残業時間と判定が確認できます。基準を超えた人には 長時間労働、さらに超えた人には 面接義務 の印が付き、上に並びます。月は表の上の矢印で切り替えます。

   

できあがり

産業医に依頼が届き、面談一覧で「依頼中」として進み具合を追えるようになる。

前提

勤怠を取り込み済みで、担当の産業医が 設定 › 産業医管理 に登録されていること（設定を変える）。

1. 勤怠 の一覧で、「判定」を 長時間労働・面接義務 にして 絞り込む を押すと、基準を超えた人だけが表示されます。対象者の行の 面談を依頼 を押します。

   

2. 依頼画面が開きます。対象従業員・対象月・残業時間は自動で入っています。依頼先の産業医 を選び、産業医に伝えたいことを 3 つの欄に書きます。

   • 長時間労働の理由（繁忙の原因など）
   • 管理者から見た心身の状況（最近の様子を具体的に）
   • 今後 3 か月間の業務見通し

   

3. 依頼を送信 を押すと、産業医に通知が届きます。勤怠一覧のボタンが 依頼中 に変わります。

   

4. 以降の進み具合は、左メニューの 面談 で確認できます。状態は「依頼中 → 事前調査中 → 面談待ち → 面談終了 → 報告済み」と自動で進みます。管理者が次に作業するのは 報告済み になったときです（結果を確認する）。

   

できあがり

事前調査 → 面談記録 → 管理者への報告までが完了し、管理者に「就業上の措置に関する意見」が届く。

1. 依頼が届くと、ダッシュボードの「報告前の面談依頼」と右上のベルに表示されます。面談 を開き、対象者の名前を押します。

   

2. 依頼の詳細画面で、管理者が書いた依頼内容を確認します。問診票を起票 を押します。

   

3. 事前調査の作成画面が開きます。対象者は自動で選ばれ、標準の質問（勤務状況・体調など 22 問）が入っています。必要に応じて質問を追加・変更し、画面下の 依頼を送信 を押すと従業員に届きます。

   

1. 従業員が回答すると通知が届きます。依頼詳細の 問診票を見る で回答を読み、確認済みにする を押します。

   

2. 面談をしたら、依頼詳細の 面談記録を作成 を押します。事業所・対象者・事前調査は自動で選ばれ、直近の残業時間も勤怠から自動で入ります。面談日を入力し、標準様式に沿って記入します。

   

3. 就業上の措置に関する意見の枠は、事業者（管理者）に共有される部分です。就業区分は必須です。それ以外の枠（既往歴・症状など）は産業医だけが見られます。

   

4. 画面下の 公開範囲 で、本人に結果を伝える場合は 従業員本人に公開する にチェックし、本人向けの 従業員向けサマリー を書きます。面談記録を作成 を押して保存します。

   

1. 保存すると依頼詳細に戻ります。内容に問題がなければ 管理者へ報告する を押します。

   

2. 状態が 報告済み になり、管理者に通知が届きます。これで産業医の作業は完了です。

   

できあがり

産業医に回答が届き、面談で相談したいことが事前に伝わる。

回答を見る人

担当の産業医だけです。会社（人事・上司）には表示されません。

1. ログインすると、ダッシュボードに「事前調査の依頼があります」と表示されます。回答する を押します（左メニューの 事前調査 からも開けます）。

   

2. 回答の目的と、回答を見るのは担当産業医だけであることが表示されます。読んだうえで 同意して回答する を押します。答えたくない場合は 辞退する も選べます。

   

3. 勤務状況・体調・仕事以外の状況などの質問に答えます。答えにくい質問は空欄のままでかまいません。途中でやめるときは 一時保存 を押せば、あとで続きから入力できます。

   

4. 最後の質問「相談したいこと」に、面談で話したいことを書いておくと、産業医が準備できます。回答を送信 を押して完了です。

   

5. 送信した調査は「過去の調査」に 回答済み として残り、確認 から読み返せます（送信後の修正はできません）。

   

管理者

産業医の意見を読み、会社として行った措置を対応記録に残す。ここまでで 1 件の面談が完了します。

従業員

産業医からのサマリー（本人向けの説明）を読む。

1. 産業医が報告すると、右上のベルに通知が届き、ダッシュボードの「報告前の面談依頼」に 対応記録の未記入 の件数が表示されます。

   

2. 面談 を開き、状態を 報告済み にして絞り込むと、報告された依頼が表示されます。対象者の名前を押します。

   

3. 依頼詳細の 事業者への共有内容 に、産業医の意見が表示されます。特に 就業区分・就業上の措置・措置期間 を確認してください。

   

4. 画面下の 対応記録 に、意見を受けて会社が実施した措置を書きます（実施しない場合はその理由）。対応記録を保存 を押し、「最終保存」の日付が出たら完了です。

   

1. 産業医が本人に公開すると、ダッシュボードに「あなたへの面談記録」が表示されます。一覧を見る か、左メニューの 面談 を開きます。

   

2. 一覧から面談を選ぶと、産業医が書いた 従業員向けサマリー が読めます。

   

変えられるもの

事業所名、長時間労働・面接義務の基準時間、担当産業医、勤怠 CSV のテンプレート。

1. 左メニューの 設定 を開きます。上の欄で事業所名と、残業時間の基準（長時間労働：初期値 80 時間、面接義務：初期値 100 時間）を変えられます。変えたら各欄の 保存 を押します。勤怠一覧の判定はすぐに新しい基準で表示されます。

   

2. 産業医管理 では、自事業所を担当する産業医をメールアドレスで追加・削除します。ここに産業医がいないと面談を依頼できません。

   

3. CSV取込テンプレート では、勤怠取り込みで保存した列の対応付けを確認・削除できます。